Mesmo não sendo obrigatório o cadastramento dos cidadãos brasileiros no  Consulado-Geral, recomenda-se que o mesmo seja feito e mantido atualizado. Nos casos de acidente, morte e prisão, a polícia ou órgãos do Governo japonês contacta habitualmente esta repartição consular  com vistas a identificar parentes, no Japão ou no Brasil, para comunicar o fato de que se tratar, com vistas à adoção das providências pertinentes. Recorde-se que os serviços consulares não têm acesso automático a cadastros do Governo japonês e, em caso de necessidade, a consulta a esses órgãos requer procedimentos demorados. O volume de pedidos de localização de brasileiros por parte de familiares, especialmente residentes no Brasil, é expressivo e por razões as mais diversas.

     O Consulado-Geral, no exercício de suas funções institucionais, se reserva o direito de, em caso de consulta justificada, fazer contacto com o cadastrado e informá-lo do que se oferecer a respeito.

     Mantenha seus familiares permanentemente informados de seu endereço completo e, se possível, deslocamentos.

     Como a assistência médica e hospitalar no Japão é sempre onerosa, o Consulado-Geral do Brasil em Hamamatsu espera que os brasileiros adotem as providências necessárias para que estejam sempre cobertos por seguro que lhes garanta atendimento médico e hospitalar apropriado. O serviço consular não pode arcar com despesas particulares de cidadãos brasileiros.

     Entretanto, sempre que sobrevier uma situação especial, o serviço de Assistência a Brasileiros do Consulado-Geral estará à disposição para ajudar os brasileiros a contatar seus familiares, no Japão ou no Brasil, e informar-se também do que for necessário para poder orientá-los sobre como obter ajuda adequada, e, caso necessário, para que seu retorno ao Brasil possa ser feito com segurança.

     Assinale-se, neste contexto que as companhias aéreas requerem normalmente para viagem, entre outros documentos, atestados médicos e confirmação de que o enfermo não estará sujeito a problemas durante o voo ou por ocasião do trânsito em outros aeroportos, bem como informação sobre o familiar que deverá assistir o enfermo na sua chegada ao Brasil.

     Cabe observar que a possibilidade de repatriação, ou seja, o retorno ao Brasil às expensas do Governo brasileiro, tem caráter excepcional e os pedidos são estudados caso a caso, em razão, de um lado, dos custos elevados desse procedimento e, de outro,  das limitações orçamentárias.

     Na delegacia, as 72 horas seguintes à detenção, é apresentado ao suspeito  formulário, em português, perguntando se tem interesse em comunicar sua detenção ao Consulado-Geral.  Em caso de resposta negativa, o Governo japonês garante o direito à privacidade e nada fará. Em caso de transferência para outro estabelecimento penal, o brasileiro, se isto for de seu interesse,  precisará fazer pedido de comunicação do fato ao Consulado-Geral.

     A disponibilidade de serviços advocatícios no Japão é muito reduzida  e os preços proibitivos. Recomenda-se, por isso, utilizar os serviços de advogado dativo, custeado pelo governo japonês.

     Será efetuada visita consular aos estabelecimentos penais; o comparecimento do interno à entrevista consular é, contudo, uma decisão pessoal. A visita consular tem a finalidade de verificar se o cidadão brasileiro está recebendo o direito básico de um prisioneiro e, também, se não está sendo discriminado em razão da sua nacionalidade.

     Nos estabelecimentos penais, há, entre outras coisas, censura à correspondência e  publicações, regulamento disciplinar rígido, dieta restrita e trabalho obrigatório.

     Os menores de 20 anos são encaminhados para Reformatórios, ou Escolas de Disciplina de Menores; entretanto, em caso de delitos graves, como homicídio, assaltos, os maiores de 18 anos podem receber tratamento similar ao aplicável aos maiores de 20 anos.

     Em caso de cidadãos maiores de 20 anos, que permaneceram detidos por período superior a um ano, os pedidos de manutenção ou renovação de vistos dificilmente são concedidos.

     Governo brasileiro não prevê a concessão de passaporte para o cidadão detido. Por ocasião do retorno ao Brasil é concedida uma ARB (Autorização de Retorno ao Brasil). Esse documento é recolhido pelos agentes da polícia federal no ponto de entrada em território nacional